会社などでプレゼン資料の作成を任された時に、パワーポイント初心者がやってしまいがちな失敗例を紹介しています。失敗のリスクを減らす為の参考にしてください。
悩むビジネスマン
KEI
・周りから評価される資料づくりに役立つ
・失敗のリスクを減らして安心して仕事ができる
Contents
１. デザインの一貫性の欠如
パワポ初心者がやりがちな失敗パターンの一つ目は、デザインの一貫性の欠如です。
提出された資料をパッと見た時に「何かゴチャゴチャしている…」と相手から感じられてしまうと、それだけで悪い印象を与えてしまいます。
ページごとに使っている色・フォント・レイアウト・背景などが、ある程度統一されていないとデザインに一貫性のない資料になってしまいます。
・各ページの色・フォントを統一する
・図解やアイコンの色も統一する
２. 情報のメリハリがない
情報のメリハリがないプレゼン資料は、何をプレゼンしたいのかが明確に伝わらないので、相手も何を受け取ったらいいのかわからないまま終わってしまいます。
重要な情報とそうでない情報とに明確な優先順位をつけて、資料でもそれを表現していきましょう。
例えば、新聞のように大きな文字の見出しがあれば、まずはその大きな文字に目がいき、内容が気になったら小さな文字を読み進めていきます。このように大きな文字と小さな文字というように明確にメリハリがある資料の方が読み手に伝わります。
・文字のサイズ差（ジャンプ率）
・充分な余白（ホワイトスペース）
３. 色やアニメーションの乱用
色やアニメーションを乱用したプレゼン資料やスライドは、読み手（聞き手）にとってノイズとなる情報が多く、重要なメッセージを伝える妨げとなります。
資料に使う色は、視認性やデザインの統一感も意識して３色程度に抑えておくのがおススメです。色を使う時のルールも決めておくと使い方を迷わず、読み手の理解を助けることにも役立ちます。
例えば、ネガティブな情報では一貫してグレーを使い、ポジティブな情報ではキーカラーの赤を使う。などと色を使う意味を統一して、繰り返していくことで読み手は直観的に色で情報を判断できるようになります。
スライドの場合のアニメーション使用についても、最も重要な部分にだけ使うとかルールを決めて使ってみましょう。
人は動いているものに目が行く習性があるので、重要な情報にアニメーションを使う事で見てもらうことが出来ますが、使いすぎると重要度が曖昧になり本来の効果がなくなってしまいます。
・色を使うルールを決める
・アニメーションは超重要な部分のみ
４. 情報収集に時間をかけすぎる
情報収集に時間をかけすぎると、プレゼン資料作成の時間が十分とれずに慌てて作らないと締切りに間に合わない事態に陥ってしまいます。
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このような状況にならないためには、資料作成に必要な全体スケジュールを把握して進める必要があります。資料に載せるための情報がすべてそろってからレイアウト作業を始めようと考えていると、情報が揃うまでレイアウト作業が全く進められません。
締め切り日から逆算して、レイアウトやデザインを整える作業で何日かかるのか？ロジックを組み立てて文章を作成するのに何日かかるのか？情報収集に何日使えるのか？という風に余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
・重要な情報は最優先で調べる
・それ以外はレイアウト後に調べる
５. 全体の設計図をつくらない
プレゼン資料全体の設計図とは、主題（キーメッセージ）・ロジックの流れ・ページ構成のことです。この設計図をはじめにつくらずに、いきなりパソコンを立ち上げてパワーポイントの作業をはじめようとすると、ほとんどの場合がすぐに行き詰ります。
パワポの画面を開いて文字を打ち込んだり、調べたデータでグラフをつくったりしていると、細かい所にばかり意識が向いてしまい全体像を考えづらくなります。
そのような状態で、主題は何なのか？ロジックの流れはおかしくないか？ページ数は全部で何ページで、どの話で何ページくらい必要か？など頭を使ってプレゼンテーションの全体像を組み立てていく思考は困難です。
主題が明確になっていなかったり、ロジックの流れがうまく組み立てられていないのに、何となく見栄えだけ良い資料ができたとしても、そのプレゼンが通る可能性は低いでしょう。
・プレゼン全体を俯瞰してみる
・思考とパソコン作業をわける
まとめ：失敗を防ぐチェック項目
ここまで紹介してきた５つの失敗パターンから、プレゼン資料を作成する際にパワポ初心者が意識してほしいことをまとめます。
・テンプレートは極力そのまま（改悪しない）
・各ページの色・フォントを統一する
・図解やアイコンの色も統一する
・主題（キーメッセージ）を明確にする
・文字のサイズ差（ジャンプ率）
・充分な余白（ホワイトスペース）
・使用する色は３つ程度にする
・色を使うルールを決める
・アニメーションは超重要な部分のみ
・重要な情報収集とそれ以外にわける
・重要な情報は最優先で調べる
・それ以外はレイアウト後に調べる
・主題・ロジックを明確にする
・プレゼン全体を俯瞰してみる
・思考とパソコン作業をわける
プレゼン資料の作成は、情報収集と分析・ロジックやストーリーの組み立て、資料やスライドのデザインなど、様々なスキルが求められる難易度の高い仕事であると言えるでしょう。
特に慣れないうちは、難しい仕事だと感じてしまわれるかもしれませんが、まずは上記で紹介したチェック項目を参考にしてみてください。
さいごに：プレゼン資料作成スキルを磨くとどうなる
プレゼン資料作成のスキルは一長一短で身につくものではありませんが、実務（アウトプット）と学び（インプット）を繰り返していくと確実に力がついていくでしょう。
資料作成を通じて伸びる力の代表的なものは以下の３つと考えられます。
・ロジカルシンキング力
・プレゼンテーション力
・営業、マーケティング力
資料を作成するために、大量の情報を取捨選択して矛盾のないロジックを組み立てていくのでロジカルに考える能力が高められます。
資料を作成する目的はプレゼンの成功なのでプレゼンテーション力も高められます。
ロジックを組み立ててプレゼンが出来るので、商品やサービスを顧客に提案して購入してもらうための、営業・マーケティング力も高められます。
細かくあげていけば他にもあるのですが、代表的なこの３つだけでもビジネスパーソンとしての成長に大きく役立つでしょう。
資料作成のスキルに限った話ではありませんが、「自分の強み」を持てると格段に仕事がやりやすくなります。周りからの評価が上がり、仕事を割り振られる立場からお願いされたりこちらから選べる有利な立場を確立することもできるのです。
資料作成の仕事をされている方は、どうせならそのスキルを周りの誰よりも磨いて自分の強みにしてはいかがでしょうか？
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