わかりやすい説明資料の作成は、仕事の情報伝達において不可欠です。
この記事では、説明資料の作成プロセスをわかりやすく３つのステップに分解し、デザインにおけるポイントも紹介します。また、わかりにくい資料の見本から改善ポイントまで具体的なサンプルを提供し、資料作成のプロセスをスムーズに進めるためのヒントを提供します。
おすすめフォントやデザインカラーの選び方についても解説。説明資料作成における様々なノウハウを学び、ビジネスのスムーズな意思決定やコミュニケーションを実現しましょう。
悩むひと
KEI
・パワポなどのテンプレート情報が得られる
・作成する際の注意点がおさえられる
Contents
説明資料を作ることで得られる効果
説明資料の作成は、情報の伝達を効果的に行うための重要なスキルです。説明資料を作成することによって、以下のような効果が得られます。
説明する内容の理解が深まる
説明資料を作成する過程で、伝えるべき情報を整理し、頭の中で整合性を持たせる必要があります。この作業によって、説明する内容の理解が深まり、わかりやすく説明する力を高められます。
記憶に定着しやすい
情報の整理やパソコン作業などを通じて、何度も同じ情報に触れることで記憶にも定着しやすくなります。また、説明資料には視覚的な要素を組み込むことができ、これによって情報は視覚的に記憶に残りやすくなります。
準備ができて落ち着いて話しやすい
説明資料を作成することで、プレゼンテーションや説明の準備がしっかり整い、自信を持って話すことができます。資料を渡して見せながら説明するので、内容や伝える順番を間違えることなく、話し手は落ち着いて伝えることができます。
説明資料の作成は、情報伝達のプロセスを改善し、効果的なコミュニケーションを可能にします。次に、わかりやすい説明資料の見本を紹介します。
わかりやすい説明資料の作り方見本
効果的な説明資料の作成には、見本となるサンプルが役立ちます。以下では、わかりにくい資料とわかりやすい資料を具体的な見本サンプルとともに紹介し、改善のポイントを示します。これにより、実際の資料作成に役立つアイデアと指針を提供します。※この資料の内容は全て架空のものです。
わかりにくい調査レポートの見本サンプル
最初に、わかりにくい調査レポートの事例を紹介します。この見本サンプルは、伝えたい情報が混在していて、何を伝えたいのかよくわかりません。このような資料では、受け手の理解が難しくなり、伝えたいメッセージが効果的に伝わらないでしょう。
わかりやすく改善した見本サンプル
次に、同じ調査レポートを改善したバージョンの見本サンプルをご紹介します。改善された資料では、情報が整理され、視覚的な要素が変更・追加されています。これにより、受け手が情報を追いやすくなり、理解が深まります。
改善のポイント
わかりやすい説明資料を作成するための具体的な改善ポイントを解説します。視覚的要素、レイアウト、フォント、色の使い方など、効果的なデザイン要素に焦点を当て、説明資料の質を向上させる方法について詳しく説明します。
- 全体：野暮ったい印象と見づらさの原因となっている、枠囲みのグラデーションと線の丸みをやめる。タイトルと見出し部分のフォントは太めのゴシック体に変更
- 表紙：背景の柄も微妙なので削除して、濃いブルーと白抜き文字でシンプルにコントラストをはっきり見やすく変更
- 2枚目：この資料の目的がわかりづらいので、わかりやすく見出しを付け、レイアウトも変更
- 3枚目：あまり意味のない画像を削除、最下部の考察は4枚目に変更して情報を整理
- 4枚目：円グラフも何が伝えたいのかぼやけているので、口コミ数の棒グラフに変更。4枚目を考察のページとしてまとめなおし、結論（キーメッセージ）を大きく目立つように配置することで、資料で伝えたい事を明確にした。
これらの見本サンプルと改善ポイントを参考にし、自身の説明資料をわかりやすく効果的に作成していきましょう。
説明資料を作る前に準備すること
効果的な説明資料を作成するためには、事前の準備が不可欠です。以下では、説明資料を作成する前に行うべき重要な準備について詳しく説明します。
これらの準備を行うことで、説明資料の作成プロセスがスムーズに進み、伝えたいメッセージを効果的に表現できます。次に、実際の資料作成ステップに進みましょう。
説明資料の作り方STEP１：情報を整理する
説明資料の作成において、最初のステップは情報を整理することです。情報整理は、資料の構造を整えて伝えたいポイントを明確にするために不可欠なステップです。以下では、情報整理の方法について詳しく説明します。
箇条書き（リスト）で情報を書き出す
情報整理の最初の手法は、箇条書き（リスト）を使って情報を書き出すことです。主要なポイントやトピックをリストアップし、それぞれの要素に詳細を追加します。これにより、伝えたい事項を視覚的に整理できます。
ツリー図で情報の関連性と階層性を整理する
次に、ツリー図を使用して情報の関連性と階層性を整理します。ツリー図は主題からサブトピックへと情報を分類し、階層構造を可視化するのに役立ちます。この方法を使用すると、資料の論理的な構造を確立できます。
タイトルと見出しを考える
最後に、各セクションやトピックに適切なタイトルと見出しを考えましょう。タイトルと見出しは、読者が資料をスキャンし、重要な情報を見つけやすくする役割を果たします。明確で要約的なタイトルと見出しを使用することで、資料の理解が深まります。
これらの情報整理の手法を使用して、説明資料の骨子を作成しましょう。次に、資料のレイアウトを考えるステップに進みます。
説明資料の作り方STEP２：レイアウトを考える
説明資料の作成において、次の重要なステップはレイアウトの設計です。適切なレイアウトは情報の伝達を助け、資料の読み手にわかりやすく情報を伝えます。以下では、レイアウトの考え方と具体的なポイントについて説明します。
伝える順番に沿って見出しを配置
まず、伝えたい情報を理解し、その情報を伝える順番に従って見出しを配置しましょう。最初に伝えるべき要点を最前面に持ってきて、読み手にとってロジカルな流れで情報が提示されるように工夫します。見出しは各セクションやトピックを区別し、視覚的な整理を助けます。
優先順位が高い情報を大きく配置
次に、資料内で優先順位の高い情報を大きなフォントや鮮やかな色を使って目立たせましょう。サイズや色による視覚的な強調は読み手の注意を引き、印象づけます。重要なポイントを視覚的に強調することで、伝えたいメッセージが明確に伝わります。
図解化でわかりやすく表現
最後に、テキストだけでなく、図やグラフなどの視覚的な要素を活用して情報をわかりやすく表現しましょう。図解は複雑な情報を簡潔に伝えるのに役立ち、読み手の理解を助けます。また、視覚的な要素は資料を魅力的にし、記憶に残りやすくします。
これらのレイアウトのポイントを考慮して、説明資料のデザインを工夫しましょう。次に、パソコンを使用して具体的な資料を作成する方法について詳しく説明します。
説明資料の作り方STEP３：パソコンで作業する
説明資料の作成の最終ステップでは、パソコンを使用して実際の資料を作成し、見栄えを整えてデザインを完成させます。
見出しを配置してスペースを分割する
最初に、見出しを配置し、紙面全体のスペースを大まかに分割します。見出しは関連する情報ごとのタイトルやテーマを示し、読み手にとって視覚的なガイドとなります。また、適切なスペースを設けてセクション間を区切り、資料全体のバランスを保ちます。
細かい情報はあとから作業する
この段階ではあまり細部にこだわらず、上記の画像のように大雑把でかまわないので最後のページまで作ってみることをおすすめします。細かい情報や詳細なテキストは、最初に大まかな構造やレイアウトを完成させた後に追加・編集する方が効率的です。
細かい情報を配置しデザインを整える
最後に、テキストや図表、画像などの要素を配置して統一感のあるデザインに整えます。視覚的な一貫性が保たれた資料は、仕事への丁寧な姿勢やプロフェッショナルな印象を与えます。
これらのステップを経て、説明資料の最終的なデザインが完成します。次に、説明資料のデザインに関するポイントについて詳しく説明します。
説明資料のデザインのポイント
資料のデザインは、情報をわかりやすく伝えるために非常に重要です。読み手がすぐに内容を理解でき、興味を引くデザインを心がけましょう。以下は、説明資料のデザインに関するポイントです。
視認性とメリハリが最重要
資料内のテキストや要素が読みやすく、視覚的に際立つことが重要です。フォントの選択やテキストの大きさ、行間などを工夫して、視認性を高めましょう。また、背景とテキストのコントラストを調整してメリハリを持たせることで、重要な情報を強調します。
おすすめフォントは太めのゴシック体
フォントの選択に関しては、太いゴシック体フォントが一般的に読みやすく、資料内のテキストをクリアに表示するのに適しています。無駄な装飾の少ないフォントを選び、一貫性を保つことが大切です。
カラーは1色か2色までに抑える
カラーの使い方に注意しましょう。原則として、カラーパレットをシンプルに保つことが資料の統一感を高めます。1色または2色をメインカラーとし、効果的に活用します。カラーは情報を強調するのに役立つツールですが、過度に使用しないように注意しましょう。
大きさで重要度を表現する
資料内の要素の大きさを変えることで、重要な情報を強調し、階層性を示します。重要な要素は大きく、補助的な情報は小さく表示することで、読み手が主要なポイントを見逃さないようにします。
レイアウトは端を揃えて整列
テキストや図表、画像などの要素をレイアウトする際には、端を揃えて整列させることが視覚的な整理に役立ちます。整然と配置された要素は、資料全体を美しく見せ、読み手の理解を助けます。
図解化やビジュアル素材を活用
テキストだけでなく、図解やビジュアル素材を活用して情報を補完しましょう。図表、グラフ、アイコンなどは複雑な情報を分かりやすく伝え、読み手の興味を引きます。以下では、図解とアイコンの使い方について詳しく説明します。
図解の使い方
図解は複雑な情報を視覚的に表現するのに非常に有効です。以下は、図解の使い方についてのポイントです。
- シンプルさを保つ：
図解はできるだけシンプルに保つことが重要です。過度な詳細や複雑な要素を排除し、伝えたいポイントに焦点を当てましょう。 - 適切な種類を選ぶ：
棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、図、表など、情報に合った適切な図解の種類を選びます。データの比較やトレンドの表示に適した種類を選ぶことが大切です。 - 色の使い方：
色を使って情報を強調し、区別することができます。しかし、過度な色の使用は逆効果になることがあるため、慎重に選んで利用しましょう。
アイコンの使い方
アイコンは、情報をシンプルで効果的に表現するツールとして利用できます。以下は、アイコンの使い方に関するアドバイスです。
- 一貫性を保つ：
アイコンはテーマやスタイルに一貫性を持たせるために使われることが多いです。資料全体で同じスタイルのアイコンを使用することで、統一感を高めます。 - 説明を補完する：
アイコンはテキストと組み合わせて使用することで、情報をより明確に伝えるのに役立ちます。例えば、注意喚起のアイコンをテキストに添えることで、特定の情報に注意を促すことができます。 - 過度な使用を避ける：
アイコンは情報の補完や強調に使うべきですが、過度に使用すると混乱を招くことがあります。必要な場所や状況で適切に配置しましょう。
これらのデザインのポイントを考慮しながら、説明資料のデザインを行うことで、情報の伝達効果を高め、読み手に理解しやすい資料を作成することができます。デザインは資料全体の品質を向上させ、プロの印象を与える重要な要素です。
まとめ：説明資料の作り方
この記事では、効果的な説明資料を作成するためのステップとデザインのポイントについて詳しく説明しました。以下は、要点を簡単にまとめたものです。
説明資料を作ることで得られる効果
- 説明する内容の理解が深まる。
- 記憶に定着しやすい。
- 準備ができて落ち着いて話しやすい。
説明資料を作る前に準備すること
- 説明資料の目的を理解する。
- 伝える相手の事をリサーチする。
- 相手の知りたい事やメリットを考える。
- 資料作成ソフトを用意する。
説明資料の作り方STEP１：情報を整理する
- 箇条書き（リスト）で情報を書き出す。
- ツリー図で情報の関連性と階層性を整理する。
- タイトルと見出しを考える。
説明資料の作り方STEP２：レイアウトを考える
- 伝える順番に沿って見出しを配置。
- 優先順位が高い情報を大きく配置。
- 図解化でわかりやすく表現。
説明資料の作り方STEP３：パソコンで作業する
- 見出しを配置してスペースを分割する。
- 細かい情報はあとから作業する。
- 全体のデザインを整えて完成
説明資料のデザインのポイント
- 視認性とメリハリが最重要。
- おすすめフォントはゴシック体。
- カラーは1色か2色までに抑える。
- 大きさで重要度を表現する。
- レイアウトは端を揃えて整列。
- 図解化やビジュアル素材を活用。
このガイドを参考にして、伝わる説明資料を作成しましょう。わかりやすく効果的な資料は、情報の伝達力を高め、プレゼンテーションや説明の大きなサポートツールとなります。
説明資料の作り方の参考書籍
プレゼン資料作成に関するおすすめの書籍を紹介します。
色々なデザインのサンプルが見れて、いま作成中の資料に使えるアイデアがきっと見つかる便利なネタ帳的な一冊です。
説明資料の作り方スキルが学べる記事
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