「説明ができない」という悩みを、多くの社会人が抱えています。
しかし、その原因や解決策を知らないままにしていると、コミュニケーションやビジネスにおいて重要なチャンスを逃すことにつながってしまいます。
この記事では、説明力向上のための具体的な方法とスキルを紹介します。内容を理解するための秘訣、コミュニケーションの不安を克服する方法、相手の視点を理解しやすくするテクニック、さらに説明資料を通じて効果的に伝える方法など、幅広いアプローチを提供します。
筆者自身も「説明できない」経験から学んだ事例も紹介します。説明力を向上させ、コミュニケーションのプロとして成功を収めるためのヒントを探りましょう。
悩むひと
KEI
・説明のストレスを軽減する方法がわかる
・自分に合った対策方法を考えるヒントが得られる
Contents
説明できないのは内容を理解していないから
悩むひと
「自己紹介や面接で自己アピールしなければならないのに、自分の何をアピールしたらいいのかわからない・・・」
「新しい商品を売るために顧客にプレゼンしなければならないけど、まだあまり理解できていなくて色々と質問されたらどうしよう・・・」
このような経験はありませんか？
人前で話すことや説明することに苦手意識を持っている人の多くは、自分の話し方に問題があると考えがちですが、話し方だけでなく話す内容を準備できていない事が問題になっているケースがかなりあると感じています。
自分が理解できていない事を他人に上手く伝える事はできません。逆に言うと他人に伝えたり教えようとすることで自分の理解が深まると考えることもできます。
話す内容をしっかり準備して頭の中の情報の整理ができていると、話し方が流暢ではなくても内容は伝わるようになっていくので、まずは情報を整理して理解が出来ているかを確認してください。
自分が理解できているかをチェックするためには、練習相手を見つけて伝えてみるのがよいでしょう。まずは話し方が上手か下手かよりも、内容をしっかり説明できるかどうかを確認できます。途中で説明がつまって何を話せばいいのかわからなくなってしまったら、そこがまだ理解できていないところなので改善していけばよいのです。
練習相手が見つからなかったりあまり時間がない場合は、紙かパソコンなどのメモ帳に書き出してみてください。なんとなく頭で理解していたつもりの事も紙に書くことで明確に言語化されていきます。
説明できないのは人と話すのが怖いから
人と面と向かって会話することに苦手意識や苦痛を感じてしまう。
話す内容はしっかり準備できている。もしくは事前に決まっているけど、いざ人前で話すとなると緊張して頭の中が真っ白になってしまう。
家族や親しい友人との会話は苦痛ではないけど、あまり知らない人や仕事の関係者などと話すのは出来るだけ避けたい。
このような場合は、伝える情報をしっかり準備できていないのが原因ではなく、人に対する恐怖心や心理的にアウェイな状況になった時に、普段のパフォーマンスが発揮できなくなってしまう事が原因であることが多いでしょう。
ビジネス以外でも良く知られる例として、スポーツの試合や大会などでも本番では練習の時の半分の力でも出せたら良い方とか、アウェイで戦うよりもホームで戦う方が有利。ということがよく言われています。
緊張状態になると、視野が狭まって周りが見えなくなり、呼吸が浅くなって肺が圧迫されたように感じたり、口の中やのどが渇いたり声が上ずったり、長く続いた場合は胃腸などの内臓の不調にもつながっていきます。
逆に普段通りある程度リラックス出来ている状態のことを、心理学用語でコンフォートゾーンと言い本来の自分らしく過ごせたり持っている能力を発揮しやすくなります。
どんな環境にいるのか、誰と一緒にいるのかという周りの状況によって、心理的な状態も大きく変わり、それが運動能力や認知能力にも強い影響を与えて実際のパフォーマンスや成績にも反映されています。
人に対する説明というよりはコミュニケーション全般が苦手だと感じているなら、ビジネスで関わる人に対してアウェイ感があるのではないでしょうか？先ほど紹介したコンフォートゾーンという言葉には慣れ親しんだ空間という意味もあります。初めは慣れていない状況であっても少しずつ慣れていくことで、過去はアウェイのようだった所もホームのようになっていきます。
初めから本番（慣れていない人への説明）でうまくいくことは難しくても試合に出続ける事でその状況に慣れ親しんでいきましょう。そのためにもっともリスクのない方法はイメージトレーニングです。シャドウボクシングをするように、説明する相手の動きや表情を想像しながら説明する練習をおすすめします。
説明できないのは相手を理解していないから
上司
部下
部下
上司
部下
上司
この例はわかりやすくシンプルな話にしていますが、こんな風に聞きたい事と話したい事がずれている報告や説明が、ビジネスの現場でよくあるのではないでしょうか。
質問している上司は、まず今日の商談の結果を知りたい。しかし、報告している部下は商談の中で知らされた担当者変更への心配で頭がいっぱいでそれから話しています。
しかも、この場合は上司がストレートに「商談の結果はどうだった？」と聞いているのに、その質問に答えず自分の話したい事を話してしまっています。
誰しも自分の話したい事を聞いてもらいたい気持ちや、心配事などの感情が動いた出来事に共感してほしいという気持ちがあるのは当然ですが、上司や取引先などの相手が知りたい情報は何なのか？ということを考えてコミュニケーションを取った方が、評価につながる事が多いでしょう。
ただし、知りたい事をストレートに質問してこない人もいるので、推測したり仮説を立てることが必要になることもよくあります。
例えば、会社の決算月が近づいていて今期の営業成績が上司が役員昇進するためにも重要であろうと推測していたら、上司から聞いてこなくても欲しい情報を伝えてあげると喜ばれて好印象が積みあがっていくでしょう。
部下A：質問していることに答えず、自分が話したい事を報告する
部下B：質問したことにすぐ答え、そのあとに他の情報も報告する
部下C：質問する前に知りたい事を報告してくる
上記のような３パターンの部下がいたとしたら最も評価されやすいのは部下Cさんです。これは上司と部下の関係だけでなく販売員や営業でも同じことで、聞いたことにちゃんと答えない販売員や知りたくもない事を説明してくる営業マンと話したいとは思わないでしょう。
自分が欲しいものや役立つ情報をくれるから「この人わかってるな！」と評価されるわけですので、相手の関心ごとや仕事に興味を持つことが、評価される報告や説明にもつながっていきます。
説明できない人は「話し方」を学ぶべきか？
説明が苦手な人々にとって、話し方のスキル向上は非常に重要です。
なぜなら、情報を効果的に伝えるためには、言葉の選び方や表現力が大きな役割を果たすからです。このセクションでは、話し方のスキルがなぜ重要であるか、そしてどのように向上させるかについて探ります。
話し方のスキルは持っていた方がいいのは間違いない
説明力向上には、話し方のスキルの向上が大いに役立ちます。
明確で魅力的な話し方は、情報を相手に伝えやすくし、コミュニケーションを円滑にします。言葉選びや声のトーン、ペースを工夫することで、説明がより効果的になります。
外交的な人と内向的な人の違い
外交的な人々は、コミュニケーションスキルに長けており、話して説明することが得意です。
しかし、内向的な人々も同様に、自分らしい方法で説明力を向上させることができます。内向的な性格を活かす方法や外交的な人との違いについても考えてみましょう。
弱みよりも強みにフォーカスする
自身の話し方に不安を感じることは、誰にでもありますが、その弱みを克服するために強みにフォーカスすることが大切です。
自信を持ち、自分らしいスタイルで説明力を高めましょう。話し方のスキル向上は、個人としての成長にもつながります。
説明できない人は「資料」でもカバーできる
説明が苦手な人にとって、資料作成は強力なツールです。資料を用いることで、情報を整理し、わかりやすく伝えることができます。このセクションでは、資料を活用した説明スキル向上の方法に焦点を当てます。
わかりやすい資料が伝えてくれる
相手が資料を見て理解できるように作ることで、話すだけでなく資料で伝えることができます。資料を作成する際、わかりやすさが重要です。適切なフォーマット、視覚的要素（グラフ、図表、画像）、簡潔な文言などを選び、情報を効果的に伝えましょう。
苦手な話すことを最小限にできる
説明が苦手な場合、資料を活用することで、口頭での説明を最小限にできます。資料に情報を詳細に盛り込み、必要なポイントを強調しましょう。これにより、苦手な説明のストレスを減らしつつ業務を遂行できます。
相手を見ずに資料を見ながら話せる
資料を用いると、相手を見ずに資料を見ながら説明することができます。これは、コミュニケーションの不安を感じる人にとって特に有用です。資料にフォーカスし、自分のペースで情報を伝えましょう。
資料作成は説明力向上の有力な手段であり、説明が苦手な人にとってストレスを減らして自信を持たせる効果もあります。適切な資料を作成し、情報を効果的に伝える方法を習得しましょう。
わたしも説明できない人でした
KEI
話している途中でわからなくなる
何かを人に向かって口頭で説明する時、話している途中で話がズレてしまったり、自分でも何を話しているのかわからなくなることがよくありました。
話す事に自信が持てなくて、失敗して更に苦手意識が大きくなってきて、負のスパイラルにどんどんはまっていくような感覚を感じていました。
周りを見ていると、人と話す事に何の抵抗もない人、むしろ人と話すのが好きな人や、人前に立って自分の存在をアピールしたい人などもいて、そういう人たちと自分を比べて惨めな想いを感じたことも何度もあります。
強みを活かして資料で伝える
話して伝えることは苦手でしたが、私の場合はパソコンで資料をキレイに作ることは得意で、性格的にも作業に没頭して何かを作る事に向いているようでした。
説明できない悩みがスッキリ解決というふうにはいきませんが、私の場合は自分が得意な「説明資料の作成スキル」を磨くことで弱点をカバーすることにしました。
準備に時間はかかりますが、内容がしっかりまとまった資料を用意しておけば、話して説明するという苦手なことを必要最小限にできますし、資料という台本があるので途中で迷子になる事もありません。
相手に情報をしっかり伝えるという目的を達成できれば、話して伝えるというひとつの手段だけに囚われず、資料やそのほかの手段を使う事も考えた方が、より良い説明にもつながると思います。
営業成績TOPになることができた
もともと話すのが苦手で「説明できない」という悩みを持っていた私ですが、資料作成スキルを伸ばしていくことで伝える力、プレゼンテーション能力も向上していき、会社で営業成績TOPという実績を残すこともできました。
話して伝えることに向いている人や、外交的なタイプは話し方をさらに磨いて強みを強化していけばよいと思いますが、話す事よりも資料を作成して伝える方が向いている私のようなタイプも沢山いると思います。
ご自身の強みを活かした方法で、説明やプレゼンテーションの力を高めて頂きたいと願っています。
まとめ：「説明できない」を解決するために
説明が苦手な人でも、改善するための方法があります。以下は、この記事で紹介しているアドバイスを簡単な箇条書きにした内容です。
- 話す前に情報を整理し、自分が理解できるか確認しましょう。
- 練習相手を見つけて話す練習をすることで、説明力を向上させましょう。
- 相手のニーズや関心に焦点を当て、適切な情報を提供しましょう。
- 資料作成スキルを磨き、資料を活用して説明力を補完しましょう。
- 自分の強みを活かして、説明やプレゼンテーションの方法を選びましょう。
これらの情報をヒントに、あなたに合った解決方法を模索してください。
説明資料づくりの参考書籍
資料作成に関するおすすめの書籍を紹介します。
色々なデザインのサンプルが見れて、資料に使えるアイデアがきっと見つかる便利なネタ帳的な一冊です。
説明資料のスキルが学べる記事紹介
説明資料作成のテクニックを磨きたい方のために、さらに具体的なテクニックやヒントを提供する記事を紹介します。これらの記事を参考にしながら、プレゼンテーションのスキルを高めていきましょう。
プレゼン資料作成の要点【作り方・デザイン・構成の基本とコツ】 
プレゼン資料のデザイン総合ガイド：パワーポイントの見やすさと魅力を高めるコツ 効果的な説明やプレゼンテーションを行うために、ぜひこれらのポイントや資料を活用してください。成功をお祈りしています。
KEI
